Zjedź niżej

Jak napisać maila do klienta? (biznesowa korespondencja)

Autor:

Data:

Kategoria: Aktualności

Praca z klientem jest odpowiedzialnym zadaniem, które wymaga koncentracji, kompetencji komunikacyjnych i znajomości kluczowych zasad prowadzenia dialogu. Braki we wszystkich tych obszarach bardzo często prezentuje korespondencja mailowa. Błędy ortograficzne, gramatyczne i stylistyczne, w połączeniu z nieskutecznymi sposobami na konstrukcje wiadomości mogą w istotny sposób zaważyć na relacjach z klientem i stanowić dla nas bardzo niekorzystną wizytówkę. Jak w takim razie powinien wyglądać poprawny i atrakcyjny mail do klienta?

Powitanie

Zacząć pisanie maila należy od właściwego powitania. Słynne „Witam” wciąż pozostaje prawdziwą zmorą w korespondencji mailowej — im szybciej zapomnimy o istnieniu tego słowa, tym lepiej. Do wyboru pozostaje nam zatem kilka wariantów. Pierwszym z nich jest klasyczne „Dzień dobry”, które wbrew pozorom nie stanowi żadnego problemu w korespondencji odczytywanej wieczorem. Forma ta jest elegancka, neutralna i przede wszystkim uprzejma — należy pamiętać, żeby zakończyć ją przecinkiem, a faktyczną treść wiadomości rozpocząć małą literą.

Jeśli zależy nam na bardziej formalnym tonie, możemy zastosować powitalny zwrot „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo” (jeśli nie jesteśmy pewni, kto dokładnie będzie adresatem, bo piszemy ogólnego maila np. na adres firmowy, ostatnia forma jest najbezpieczniejsza). Warto jednak pamiętać, że forma ta jest wysoce formalna, dlatego należy używać jej adekwatnie do relacji i sytuacji. Jeżeli prowadzimy korespondencję ze skonkretyzowanym odbiorcą, możemy sobie pozwolić na zwrot bezpośredni np. „Panie Marcinie” – pamiętajmy jednak o tym, żeby nie używać w tym przypadku zdrobnienia imienia, np. „Pani Kasiu”.

Budowa wiadomości

Skoro przebrnęliśmy już przez początek, przyszedł czas na właściwą wiadomość. Zbyt często zapominamy o zwięzłości i przejrzystym układzie. Niech nasze wiadomości będą krótkie — wystarczy, że pojawią się w nich najważniejsze informacje, bez wszystkich zbędnych „zapychaczy” zdań. Co się tyczy układu, należy pamiętać, że tak jak każdy inny tekst, także wiadomość mailowa wymaga pewnego formatowania — akapity, numeracja, a czasem śródtytuły bardzo ułatwiają odbiorcy nawigacje, a przez to zwiększają prawdopodobieństwo przeczytania całej treści ze zrozumieniem.

Pisząc, powinniśmy pilnować skutecznego schematu komunikacji, a więc układu: kim jesteśmy, czego potrzebujemy/co oferujemy, co ma zrobić odbiorca. Ważne, jest, aby budować jak najmniej zdań i jak najszybciej przejść do sedna sprawy. Dobrze jest również przedstawić na końcu wiadomości odpowiednią motywację, a więc powód, dla którego odbiorca powinien wykonać pożądaną przez nas akcje. Wszelkie materiały dodatkowe, takie jak np. linki czy dane należy umieścić na końcu maila, żeby niepotrzebnie nie rozpraszać odbiorcy i zaburzać czytelności samej treści.

Pożegnanie

Pożegnanie bywa równie kłopotliwe co powitanie. Aby nasz mail zachował spójność, powinniśmy dopasować je do tonu wiadomości. W związku z tym zasadniczo luźnego maila nie należy kończyć słowami „Z wyrazami szacunku”, a zwyczajnym „Pozdrawiam” i na odwrót. Po tej formie także trzeba umieścić przecinek, a następnie podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem. Wiele osób decyduje się na pozostawienie na końcu wiadomości samej stopki, czasem nawet zawierającej wyłącznie nazwę stanowiska, bez imienia i nazwiska. Jest to błąd, który sprawia, że wiadomość przypomina automatyczny newsletter.

Pomocne wskazówki

O czym trzeba jeszcze pamiętać? Przede wszystkim o tym, że pisanie maili to nie wyścigi. Przed wysłaniem koniecznie powinniśmy uważnie przeczytać całą wiadomość w celu wyłapania wszystkich błędów, literówek itp. oraz zastanowić się, czy zawarliśmy w niej wszystko, co chcemy przekazać. Wysyłanie wielu maili zaburza sprawną komunikację i jej najzwyczajniej w świecie stresujące i nieprzyjemne dla odbiorcy.

Pisanie maili z zachowaniem ww. zasad jest szybkie, nietrudne, a co najważniejsze, efektywne. Poprawne i uprzejme wiadomości są dla nas także swoistą rekomendacją — pamiętajmy o tym za każdym razem, kiedy otwieramy naszą skrzynkę.